「日頃の会計処理の際に使用している請求書や伝票がたまってきているが、処分しても問題ないのか」「何年分の証憑を保管しておけばよいのか」。コロナ禍でリモートワークがメインになってきたとはいえ、紙の証憑でのやり取りがメインになっているケースも多くあるでしょう。
保存するのが大変だからといって廃棄してしまうと、税務調査の対象になったときに困ることになってしまいます。
ここでは、会計処理にともなって発生する各種証憑類の保存についてみていきましょう。

帳票類の保存期間

証憑は大きく「帳簿」と「書類」に分けることができます。
「帳簿」には総勘定元帳、伝票、現金帳簿、固定資産台帳などがあります。
「書類」には貸借対照表、損益計算書、納品書、請求書などがあります。
法人税法では原則として、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することを求めています。
これらの帳簿や書類の保存期間を守らず処分紛失した場合、罰則規定が定められているわけではありません。
しかし、過去の取引内容を証明する証憑がないことは、経営や税務上大きな不利益を受けることになります。
控除制度が認められない、青色申告が認められず白色申告として扱われてしまう場合などが考えられます。

書類の保存方法

2022年に電子帳簿保存法が改正されたため、従来の保管方法から変更された点があります。
この改正により、紙媒体で受け取った書類も、要件を満たし電子状態で保存することが認められています。
上手く活用して保存管理業務にかかる工数を減らすようにするとよいでしょう。

税務書類の管理支援は鵜澤税理士事務所にご相談ください

今回は税務調査が入った場合、何年分の書類が必要なのかについてお話していきました。
税務調査に円滑に対応するためには、日ごろの会計処理から準備を積み重ねる必要があります。
特に証憑類の保存は、保存の必要性について知らない方が管理していた場合、誤って処分してしまう可能性もあります。
経理人材が不足している場合、そこまで手が回らない場合もあるでしょう。
鵜澤税理士事務所では税務書類の保存管理方法や、電子帳簿保存法に対応した管理フローの確立など税務調査の対応サポートを行っております。
また「突然税務調査の連絡がきた」といったような場合でも対応できますのでお困りの方はぜひ当事務所にご相談ください。